Der IDW Prüfungsstandard 302 ist neu gefasst worden. Mit der Verabschiedung durch den Hauptfachausschuss des IDW vom 23. August 2013 ist dieser Prüfungsstandard allgemein anzuwenden.
Der Inhalt des Prüfungsstandards 302 ist abgestimmt worden mit dem ISA 505 (External Confirmations) und ISA 501 (Audit Evidence).
Bestätigungen Dritter werden vornehmlich in den folgenden Feldern der Prüfung eingeholt:
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Vorräte, die von Dritten verwahrt werden
- Banken
- Rechtsanwälte
Für alle Bestätigungen, die eingeholt werden, gilt der Grundsatz, dass der Abschlussprüfer die Kontrolle sowohl über den Versand der Bestätigungen als auch über den Empfang der Bestätigungen bewahren muss. Damit ist ausgeschlossen, dass Bestätigungen durch das zu prüfende Unternehmen versandt werden oder dass das zu prüfende Unternehmen die Rücksendungen zunächst empfängt und dann an den Abschlussprüfer weiterleitet.
Im Zusammenhang mit der Einholung von Bestätigungen Dritter ist die Praxis vor allen Dingen mit folgenden zwei Problemen konfrontiert:
1. Das zu prüfende Unternehmen erlaubt nicht, dass bestimmte Bestätigungen eingeholt werden.
Soweit das Unternehmen es nicht zulässt, dass Bestätigungen eingeholt werden, ist vom Abschlussprüfer zu beurteilen, ob die vom Unternehmen vorgetragenen Gründe für die Weigerung stichhaltig sind. Ferner ist zu beurteilen, ob durch alternative Prüfungshandlungen ein entsprechender Prüfungsnachweis erlangt werden kann. Ist die Weigerung nicht stichhaltig, so stellt dies einen Verstoß gegen die Mitwirkungspflichten des zu prüfenden Unternehmens (§ 320 Abs. 2 HGB) dar, auf den im Prüfungsbericht hinzuweisen ist.
Im Zusammenhang mit Bestätigungen für von Dritten verwahrte Vorräte ist ebenfalls zu prüfen, ob durch alternative Prüfungshandlungen ein Prüfungsnachweis erlangt werden kann.
Im Zusammenhang mit Bankbestätigungen kann unter bestimmten Voraussetzungen darauf verzichtet werden, diese einzuholen; es dürfen in den Prüffeldern keine bedeutsamen Risiken bestehen, es sollte eine Ausnahmesituation vorliegen (Bankbestätigungen sind unpraktikabel oder unwirtschaftlich) und es ist sicherzustellen, dass im Zusammenhang mit den Banken wirksame interne Kontrollmechanismen bestehen.
Bei Rechtsanwaltsbestätigungen sollte die Weigerung des zu prüfenden Unternehmens, eine Bestätigung zu erlangen, kritisch beurteilt werden; sollte es nicht möglich sein, ausreichende und angemessene Prüfungsnachweise im Wege alternativer Prüfungshandlungen zu erlangen, so muss in Übereinstimmung mit dem Prüfungsstandard 400 (Bestätigungsvermerk) erwogen werden, den Bestätigungsvermerk einzuschränken oder zu versagen.
2. Anforderungen von Bestätigungen werden nicht beantwortet
Es ist bedauerlicherweise ständige praktische Erfahrung, dass angeforderte Bestätigungen Dritter nicht beantwortet werden.
Der IDW PS 302 neuer Fassung sieht ausdrücklich vor, dass nicht zwingend Folgeanfragen zu versenden sind. Es sollte stattdessen durch alternative Prüfungshandlungen versucht werden, Prüfungsnachweise zu erlangen.